XRechnung: mehrere XML-Dateien auf einmal lesen, als PDF speichern und als Excel-Liste für die Buchhaltung exportieren

Was sind XRechnung und ZUGFeRD?

Beide sind E-Rechnungen: Die Rechnungsdaten stecken in einer XML-Datei, die Software lesen kann. Der Unterschied ist, ob Sie als Mensch ohne Zusatzsoftware etwas sehen.

Laut BMF erfüllen „XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL)“ die Voraussetzungen für eine E-Rechnung. Ein einfaches PDF dagegen „fällt dann nicht mehr unter diese Definition, da es kein strukturiertes Format hat“.

Seit 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können

Das Bundesministerium der Finanzen schreibt in seinen Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Stand: März 2026):

„Seit dem 1. Januar 2025 besteht für inländische Unternehmen […] die Notwendigkeit, eine E‑Rechnung empfangen zu können.“

• Ausnahmen gibt es beim Empfang nicht. Auch Kleinunternehmer „müssen aber dennoch in der Lage sein, E‑Rechnungen zu empfangen“.
• Ein E-Mail-Postfach reicht. „Für den Empfang einer elektronischen Rechnung genügt bereits ein E‑Mail‑Postfach“.
• Die XML-Datei aufbewahren, nicht nur das PDF. Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren, und bei einer E-Rechnung ist „zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt“. Ein PDF aus einem Viewer ist eine Lesehilfe, kein Ersatz.

Wie viele XRechnungen bei Ihnen ankommen, hängt von den Übergangsfristen Ihrer Lieferanten ab:

Für Sie heißt das: Ab 1. Januar 2027 müssen Lieferanten mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen schicken, ab 2028 alle inländischen Lieferanten. Ausgenommen bleiben laut BMF (Frage 4) unter anderem Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro brutto und Leistungen von Kleinunternehmern.

Die kostenlosen offiziellen Möglichkeiten: ELSTER E-Rechnungs-Viewer und KoSIT

ELSTER E-Rechnungs-Viewer: eine Rechnung ansehen

Das BMF verweist selbst darauf: „Über das ELSTER-Portal besteht nunmehr eine weitere Möglichkeit, E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD für das menschliche Auge lesbar darzustellen.“

1. Öffnen Sie www.e-rechnung.elster.de. Ein ELSTER-Konto brauchen Sie dafür nicht: „eine Anmeldung bei ELSTER ist dafür nicht erforderlich“ (Bayerische Staatsregierung).
2. Klicken Sie auf „Rechnungsdatei hier auswählen oder ablegen“ und wählen Sie eine .xml- oder .pdf-Datei.
3. Die Rechnung erscheint als lesbare Ansicht.

Was Sie wissen sollten: Das Auswahlfeld nimmt jeweils eine Datei an. Einen PDF- oder Excel-Export nennt ELSTER nicht. Die Seite sagt: „Dies ist ein unverbindlicher Service der Steuerverwaltung.“ Und sie nennt „die aktuell gültige XRechnung Version 3.0.1“, während die KoSIT inzwischen 3.0.2 führt.

KoSIT: Bausteine für Ihre IT

Die KoSIT stellt zwei kostenlose Open-Source-Werkzeuge (Lizenz Apache-2.0) bereit. Beide sind für Entwickler und IT-Abteilungen gedacht, nicht zum Anklicken im Browser.

• XRechnung-Visualisierung: XSL-Stylesheets, die eine XRechnung in HTML oder, mit einem FO-Prozessor wie Apache FOP, in ein PDF umwandeln. Die KoSIT schreibt: „These components are not software solutions but merely represent optional building blocks in 3rd party software.“
• KoSIT-Validator: prüft XRechnungen gegen die offiziellen Regeln, auf der Kommandozeile mit Java 11 oder neuer, auch „any number of input XML files“ auf einmal.

Auch hier gilt: „Visualizations generated from an XRechnung are NOT valid instances of XRechnung“. Die XML-Datei bleibt das Original. Eine bestimmte Prüfsoftware empfiehlt das BMF nicht: Es „kann […] keine bestimmte Validierungsanwendung empfehlen“.

Schritt für Schritt: mehrere XRechnungen mit dem kostenlosen XRechnung Viewer

1. Dateien sammeln. Speichern Sie die XML-Anhänge des Monats in einen Ordner, zum Beispiel „Rechnungen 2026-10“. Benennen Sie sie nicht um, wenn Ihre Buchhaltung die Originalnamen erwartet.
2. Viewer öffnen. Gehen Sie auf blink-brief.com/de/xrechnung-viewer/.
3. Bis zu 5 Dateien hineinziehen oder auswählen.
4. Tabelle prüfen. Jede Rechnung ist eine Zeile. Vergleichen Sie Beträge und Fälligkeit mit Bestellung oder Lieferschein.
5. PDFs speichern: „Als PDF speichern“ bei einer Rechnung oder „Alle Rechnungen als PDF speichern“. Zum Prüfen, Freigeben oder Weiterleiten an Kollegen.
6. Tabelle als CSV herunterladen. Klicken Sie auf „Tabelle als CSV herunterladen“ und öffnen Sie die Datei in Excel, oder kopieren Sie die Zeilen in Ihre Excel-Liste. Die Spalten stehen im nächsten Abschnitt.
7. Die nächsten 5 Dateien. Klicken Sie auf „Alle Dateien entfernen“ und wiederholen Sie die Schritte 3 bis 6, bis der Ordner leer ist.
8. XML-Dateien unverändert aufbewahren. Sie sind die Rechnungen; PDFs und Liste sind Lesehilfen.

Die Excel-Liste für die Buchhaltung: diese Spalten

Eine Zeile pro Rechnung, eine Spalte pro Angabe. Die Bezeichnungen stammen aus der offiziellen XRechnung-Visualisierung der KoSIT, die BT-Nummern aus der Norm EN 16931. Mit der BT-Nummer findet jede Software dasselbe Feld.

Die Liste ersetzt keine Rechnung. Geben Sie Ihrer Steuerberatung die XML-Dateien selbst und die Liste als Übersicht dazu.

Andere Werkzeuge für viele Rechnungen

• TaxLayer: das kostenlose Tool „XRechnung in PDF umwandeln“ nimmt mehrere Dateien gleichzeitig, im Browser. Einen Excel-Export nennt TaxLayer nicht.
• Autum8: kostenlos eine Excel-Datei pro Rechnung; Stapel ab 24,00 € pro Monat zzgl. MwSt., der Kauf ist laut Anbieter derzeit deaktiviert.
• myXRechnung: Windows-Programm, zeigt fremde XRechnungen als PDF ab 99,00 € pro Jahr zzgl. MwSt.

Preise geprüft am 1. November 2026. Alle 7 Werkzeuge mit Stapelverarbeitung, PDF, Excel/CSV und Upload oder lokal: XRechnung-Tools im Vergleich.