E-Mail-Signatur kostenlos erstellen und in Outlook oder Gmail einfügen

So entsteht die Signatur

1. Füllen Sie nur die Felder aus, die Sie brauchen. Leere Felder kommen nicht in die Signatur.
2. Die Vorschau zeigt genau das, was kopiert wird: eine Tabelle mit festen Schriftarten und Farben im HTML selbst. So behalten Outlook und Gmail das Layout beim Einfügen.
3. Signatur kopieren kopiert die fertig formatierte Signatur zum Einfügen in Outlook oder Gmail. HTML kopieren kopiert den Code, für Programme, die HTML annehmen, etwa Thunderbird oder ein Ticketsystem.
4. Die Akzentfarbe färbt den Firmennamen, die Links und die senkrechte Linie neben dem Text. Das Logo steht links davon, 40 bis 200 Pixel breit, voreingestellt sind 80.

Die Kopier-Buttons werden aktiv, sobald ein Name oder eine E-Mail-Adresse eingetragen ist. Solange alle Felder leer sind, zeigt die Vorschau ein Beispiel.

Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails

Für eine GmbH, auch für die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt), verlangt § 35a GmbHG bestimmte Angaben „auf allen Geschäftsbriefen gleichviel welcher Form“, die an einen bestimmten Empfänger gehen. Eine geschäftliche E-Mail an einen Kunden gehört dazu. Für eingetragene Kaufleute regelt § 37a HGB dasselbe.

Quelle: gesetze-im-internet.de, gelesen am 4. November 2026.

Das Tool hat für diese Angaben keine eigenen Felder. Tragen Sie in „Firma“ den vollen Namen mit Rechtsform ein, etwa „Nordwind Studio GmbH“. Den Rest schreiben Sie nach dem Einfügen in Outlook oder Gmail als Text unter die Signatur, zum Beispiel: „Sitz: Berlin · Amtsgericht Charlottenburg, HRB 123456 B · Geschäftsführerin: Julia Becker“.

Signatur in Outlook einfügen

Klicken Sie oben auf „Signatur kopieren“ und folgen Sie dann den Schritten für Ihr Outlook. Die Bezeichnungen stammen aus der deutschen Hilfe von Microsoft.

Neues Outlook für Windows und Outlook im Web

1. Öffnen Sie die „Einstellungen“ (das Zahnrad) und wählen Sie „Kontosignaturen“. Haben Sie mehrere Konten, wählen Sie das Konto, für das die Signatur gilt.
2. Wählen Sie „Fügen Sie eine Signatur hinzu“ und geben Sie der Signatur einen Namen.
3. Klicken Sie in das Bearbeitungsfeld und fügen Sie die Signatur mit Strg+V ein.
4. Legen Sie mit den Kontrollkästchen darunter fest, ob die Signatur in neue Nachrichten und in Antworten und Weiterleitungen kommt, und klicken Sie auf „Speichern“.

Klassisches Outlook für Windows

1. Öffnen Sie eine neue E-Mail und wählen Sie im Menü „Nachricht“ die Option „Signatur“ und dann „Signaturen…“.
2. Wählen Sie im Feld „E-Mail-Konto“ Ihr Konto, klicken Sie unter „Signatur zum Bearbeiten auswählen“ auf „Neu“ und geben Sie einen Namen ein.
3. Klicken Sie in das Feld „Signatur bearbeiten“ und fügen Sie die Signatur mit Strg+V ein.
4. Wählen Sie unter „Standardsignatur auswählen“ die neue Signatur bei „Neue Nachrichten“ und bei „Antworten/Weiterleitungen“ und klicken Sie auf „OK“.

Die E-Mail, die Sie in Schritt 1 geöffnet haben, bekommt die neue Signatur noch nicht. Ab der nächsten neuen Nachricht setzt Outlook sie ein.

Signatur in Gmail einfügen

1. Klicken Sie oben auf „Signatur kopieren“.
2. Öffnen Sie Gmail am Computer, klicken Sie rechts oben auf „Einstellungen“ (das Zahnrad) und dann auf „Alle Einstellungen aufrufen“.
3. Scrollen Sie auf dem Tab „Allgemein“ zum Abschnitt „Signatur“, legen Sie eine Signatur an und fügen Sie sie mit Strg+V (auf dem Mac ⌘+V) in das Feld ein.
4. Wählen Sie die Signatur als Standard für neue E-Mails und für Antworten und klicken Sie unten auf der Seite auf „Änderungen speichern“.

Eine Gmail-Signatur darf laut Google bis zu 10.000 Zeichen lang sein, und ein Bild zählt mit. Erscheint eine Fehlermeldung, rät Google, das Bild zu verkleinern.

Wenn das Logo nicht erscheint

Das Logo steckt nicht in der Signatur selbst. Das E-Mail-Programm des Empfängers lädt es bei jedem Öffnen von dem Link, den Sie eingetragen haben. Deshalb muss es ein PNG oder JPG unter einer öffentlichen https://-Adresse sein, die sich ohne Anmeldung öffnen lässt. Einen solchen Link bekommen Sie meist von Ihrer eigenen Website: Rechtsklick auf das Logo und die Bildadresse kopieren.

Ein SVG-Logo zeigt Outlook für Windows in den Versionen 2007 bis 2016 nicht an. Das Tool weist Sie darauf hin, wenn der Link auf .svg endet, und auch, wenn sich das Bild nicht laden lässt. Viele Empfänger sehen Bilder außerdem erst, wenn sie sie freigeben. Name, Firma und Kontaktdaten stehen deshalb immer als Text in der Signatur.

Fragen

Ist der Signatur-Generator kostenlos?

Ja, kostenlos und ohne Anmeldung. Den kleinen Link „Erstellt mit Blink Brief“ unter der Signatur schalten Sie mit dem Häkchen im Formular ab.

Werden meine Angaben irgendwohin gesendet?

Nein. Die Signatur entsteht in Ihrem Browser, und was Sie eintippen, geht weder an Blink Brief noch an jemand anderen. Nur wenn Sie einen Logo-Link eintragen, lädt die Vorschau das Bild von dieser Adresse.

Warum stehen die Social-Media-Links als Wörter da und nicht als Icons?

Textlinks zeigt jedes E-Mail-Programm an. Icons sind Bilder, und viele Programme blockieren Bilder, bis der Empfänger sie erlaubt, oder hängen sie als Anhang an.

Ich nutze Outlook am PC und Outlook im Web. Brauche ich die Signatur zweimal?

Ja. Laut Microsoft müssen Sie in beiden Produkten eine Signatur erstellen, wenn Sie Outlook und Outlook im Web für Unternehmen verwenden. Fügen Sie dieselbe kopierte Signatur einfach in beiden ein.

Quellen

• Microsoft-Support: Hinzufügen oder Ändern einer E-Mail-Signatur in Outlook: neues und klassisches Outlook, Outlook im Web. Gelesen am 4. November 2026.
• Gmail-Hilfe: Gmail-Signatur erstellen (Computer): bis zu 10.000 Zeichen. Gelesen am 4. November 2026.
• § 35a GmbHG: Angaben auf Geschäftsbriefen. Gelesen am 4. November 2026.
• § 37a HGB: Angaben auf Geschäftsbriefen des Kaufmanns. Gelesen am 4. November 2026.
• Can I email: SVG images: Outlook für Windows 2007 bis 2016 zeigt kein SVG. Gelesen am 4. November 2026.