E-Mail-Signaturen für das ganze Team aus einer Tabelle erstellen

So funktioniert es

1. Liste einfügen. Kopieren Sie die Zellen in Excel, Google Tabellen oder Numbers samt Kopfzeile und fügen Sie sie ins Feld ein. Oder speichern Sie die Tabelle als CSV und laden Sie sie hoch. Die Zeile unter dem Feld sagt, welche Spalten gelesen und welche weggelassen wurden.
2. Design einmal festlegen. Firma, Website, Link zum Logo-Bild, Logobreite, Akzentfarbe, bis zu 3 Social-Media-Links der Firma und auf Wunsch Kleingedrucktes wie Anschrift oder Handelsregister. Alle Signaturen übernehmen sie.
3. Signaturen prüfen. Sie stehen untereinander, jede mit Name, Position, Abteilung, Telefon, Mobilnummer und E-Mail-Adresse der Person. Eine leere Zelle fehlt in der Signatur dieser Person.
4. Kopieren oder herunterladen. „Signatur kopieren“ kopiert die formatierte Signatur für das Signaturfeld von Outlook und Gmail. „HTML kopieren“ kopiert den Code für Programme, die HTML annehmen. „HTML herunterladen“ speichert eine Webseite, auf der nur die Signatur dieser Person steht.

Welche Spalten gelesen werden

Die erste Zeile benennt die Spalten, ihre Reihenfolge ist egal. Das Tool erkennt deutsche und englische Überschriften:

• Name, oder Vorname und Nachname (auch „Vorname“ und „Name“): in der ersten Zeile, fett.
• Position, Titel oder Funktion: unter dem Namen.
• Abteilung oder Bereich: unter der Position.
• Telefon, Telefonnummer oder Durchwahl, und Mobil oder Handy: als Telefon-Links. Hat eine Person beide Nummern, stehen „Tel.“ und „Mobil“ davor.
• E-Mail oder E-Mail-Adresse: als Link, der eine neue E-Mail öffnet.

Andere Spalten, etwa ein Eintrittsdatum, werden weggelassen und unter dem Feld genannt, ebenso Zeilen ohne Namen und ohne E-Mail-Adresse. Ohne Kopfzeile liest das Tool eine Spalte mit @ als E-Mail-Adresse, Spalten mit Ziffern als Telefon und Mobil und die übrigen der Reihe nach als Name, Position und Abteilung; stimmt das nicht, fügen Sie eine Kopfzeile hinzu. Tabellendateien (.xlsx, .xls, .numbers, .ods) lehnt es ab: Speichern Sie sie als CSV, oder kopieren Sie die Zellen.

Firma, Website, Logo, Farbe, Social-Media-Links und Kleingedrucktes sind für alle gleich. Ein eigenes Foto pro Person ist hier nicht möglich, weil der eine Bildlink für alle Signaturen gilt.

Die Pflichtangaben einer GmbH nach § 35a GmbHG, etwa Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer, schreiben Sie in das Feld „Kleingedrucktes unter jeder Signatur“. So stehen sie in jeder Signatur, ohne dass jemand sie nach dem Einfügen ergänzen muss. Welche Angaben für welche Rechtsform gelten, steht bei E-Mail-Signatur erstellen.

Wie jede Person ihre Signatur bekommt

Das Tool erstellt die Signaturen. In die Einstellungen von Outlook oder Gmail muss jede trotzdem einzeln:

• Sie richten die Konten selbst ein: „Signatur kopieren“ drücken und direkt in die Signatur-Einstellungen der Person einfügen.
• Per E-Mail: „Signatur kopieren“ drücken und in eine E-Mail an die Person einfügen. Sie markiert die Signatur in der erhaltenen E-Mail, kopiert sie und fügt sie in ihre Einstellungen ein.
• Als Datei: „HTML herunterladen“ drücken und die Datei an eine E-Mail anhängen. Die Person öffnet sie im Browser, markiert alles (Strg+A, auf dem Mac ⌘+A), kopiert und fügt ein.

Getestet haben wir die kopierte Signatur und die Datei in der Engine von Chrome und in der von Safari, eingefügt in einen Editor für formatierten Text: Layout, Links und Logo blieben erhalten. In ein Microsoft-365- oder Gmail-Konto haben wir sie nicht eingefügt. Schicken Sie sich deshalb zuerst eine Test-E-Mail.

In Outlook oder Gmail einfügen

• Neues Outlook und Outlook im Web: Einstellungen (Zahnrad) › Kontosignaturen, eine neue Signatur hinzufügen, benennen, ins Feld einfügen und speichern.
• Gmail am Computer: Einstellungen (Zahnrad) › Alle Einstellungen aufrufen, im Abschnitt Signatur ins Feld einfügen, dann unten Änderungen speichern. Google erlaubt bis zu 10.000 Zeichen; eine Signatur aus diesem Tool mit Logo, Abteilung, zwei Telefonnummern und drei Social-Media-Links hat rund 3.000 Zeichen HTML.

So steht es in den Hilfeseiten von Microsoft und Google, gelesen am 6. November 2026. Die Schritte für klassisches Outlook und die Hinweise zum Logo finden Sie bei E-Mail-Signatur erstellen, dem Tool für eine einzelne Signatur im selben Design.

Datenschutz

Die Liste, die Sie einfügen oder hochladen, wird in diesem Browser-Tab gelesen und nie hochgeladen: Die Signaturen entstehen in der Seite. Die Vorschauen laden das Logo von dem Link, den Sie angeben, so wie ein E-Mail-Programm. Schließen Sie den Tab, ist die Liste weg; gespeichert wird nichts.

Einen Überblick über Signatur-Dienste mit Preisen für Teams gibt der Vergleich der E-Mail-Signatur-Tools.

Fragen

Ist das Tool kostenlos?

Ja. Es ist kostenlos und ohne Anmeldung. Den kleinen Link „Erstellt mit Blink Brief“ unter jeder Signatur schalten Sie mit dem Häkchen ab.

Kann ich eine Excel-Datei verwenden?

Kopieren Sie die Zellen samt Kopfzeile und fügen Sie sie ins Feld ein, oder speichern Sie die Tabelle als CSV und laden Sie sie hoch. .xlsx-Dateien öffnet das Tool nicht.

Wie viele Personen kann ich eintragen?

Das Tool setzt keine Grenze, und jede Signatur entsteht in Ihrem Browser. Getestet haben wir eine Liste mit 50 Personen.

Kann jede Person ihr eigenes Foto bekommen?

Nicht in diesem Tool: Der eine Bildlink gilt für alle Signaturen, meist das Firmenlogo. Eine Signatur mit Foto erstellen Sie einzeln im Tool „E-Mail-Signatur erstellen“.

Quellen

• Gmail-Hilfe: Gmail-Signatur erstellen: „Alle Einstellungen aufrufen“, Abschnitt „Signatur“, „Änderungen speichern“; bis zu 10.000 Zeichen. Gelesen am 6. November 2026.
• Microsoft-Support: Erstellen und Hinzufügen einer E-Mail-Signatur in Outlook: neues Outlook und Outlook im Web: Einstellungen, Kontosignaturen. Gelesen am 6. November 2026.